Puntos básicos a tener en consideración para desarrollar un programa de capacitación empresarial

En publicaciones anteriores en el blog de Ricardo Garzamont hablamos de la importancia de la capacitación empresarial como una genial estrategia para mejorar el rendimiento y productividad de los miembros de una organización y para el alcance de objetivos de la empresa, así como para contribuir al desarrollo profesional y personal de los participantes. Presentamos también las razones por las que conviene contratar a un profesional para el desarrollo de programas de capacitación que respondan a las necesidades específicas que tengan los miembros de la organización, así como de la periodicidad con la que se recomienda llevar a cabo estas actividades. En esta ocasión hablaremos de cómo se desarrolla un programa de capacitación y los puntos básicos a considerar para que resulte realmente efectivo y contribuya al alcance de los objetivos trazados por la empresa al decidir llevar a cabo este tipo de actividad con sus integrantes.

La capacitación empresarial es una alternativa que permite el fortalecimiento de las competencias de quienes laboran en una organización para que su desempeño contribuya al alcance de sus objetivos, principalmente de aquellos encaminados a distinguirse en calidad de servicio de otras empresas. Resulta bastante común que las empresas no consideren la capacitación como un factor importante porque creen que es suficiente con seguir un buen proceso de selección de personal para reunir un equipo de trabajo con las capacidades para ofrecer un buen servicio.

Sin embargo, si lo que se busca es superar las expectativas de clientes e inversionistas, es imprescindible ofrecer oportunidades de crecimiento profesional y personal a los colaboradores, esto a través de programas de capacitación diseñados y ejecutados según sus necesidades, mismos que deben tener un seguimiento para evaluar qué tan efectivos resultan y determinar si conviene realizarles alguna modificación para que logren cumplir satisfactoriamente con los fines para los que fueron implementados.

Se recomienda que los procesos de capacitación y de formación de personal se dejen en manos de profesionales con experiencia en el diseño e implementación de metodologías de trabajo adaptadas a las necesidades identificadas en la empresa, y más específicamente, en los equipos de trabajo a los que se ofrecerá la capacitación. Un programa de capacitación puede integrar varios aspectos, tanto técnicos y administrativos como de desarrollo personal. En términos generales, busca impulsar el desarrollo y el fortalecimiento de las competencias laborales y personales necesarias para que dentro de la organización el individuo aumente sus niveles de productividad.

El primer paso es llevar a cabo un diagnóstico que permita conocer el estado en el que se encuentra la capacitación y entrenamiento del personal en el momento actual para ajustar la propuesta a las necesidades reales de la organización. Con este diagnóstico se puede pasar al siguiente paso, que es el desarrollo de un plan práctico de capacitación. Este plan puede aplicarse a las personas responsables de los procesos de capacitación, entrenamiento y desarrollo del personal dentro de la organización. El tercer paso es diseñar un plan de trabajo para poner en operación los conceptos adquiridos por los participantes durante el proceso de formación, así como definir los métodos de seguimiento y evaluación que se aplicarán al plan de capacitación, esto para medir qué tan efectivo resulta.

En el diagnóstico se debe recabar información que, como ya mencionamos, permita conocer el estado actual de la organización, específicamente de los procesos de capacitación que se llevan cabo en ella. Esta información incluye el tiempo dedicado a la capacitación anualmente, esto por departamento, ciudad, asistente y proveedor, el número de participantes que asisten a cada evento de capacitación y la forma en que se encuentra distribuido el presupuesto. Con estos datos se genera un diagnóstico, documento de gran importancia para el desarrollo de las siguientes fases de creación de un plan de capacitación empresarial.

Debido a que en esta ocasión nos estamos enfocando a la formación del equipo interno de capacitación de una organización, dejaremos para futuros posts aspectos que deben tomarse en cuenta al momento de hacer un programa de capacitación dirigido al personal general de una empresa. Aclarado esto, posterior al diagnóstico, en la fase de formación y entrenamiento se ofrece información teórica y conceptual para tener un lenguaje común entre la gerencia de capacitación y los profesionales en creación de programas de capacitación empresarial. Para ello se suele utilizar una metodología que atiende tres factores, la conceptualización, la metodología y el aprendizaje experiencial.

En la conceptualización se incluyen todos los factores de carácter teórico que facilitan el conocimiento del tipo de alcance que tiene la gerencia de capacitación y el soporte que tienen sus actividades desde el punto de vista de estrategia corporativa. En la metodología se parte de las experiencias reales que tiene la empresa de manera cotidiana, esto para contar con información práctica que permita documentar las propuestas que se presenten para diseñar el plan de acción de capacitación. Finalmente, en aprendizaje experiencial se llevan a cabo ejercicios prácticos, así como simulaciones mediante las cuales se analizan las necesidades, la convivencia y las oportunidades reales que existen para aplicar las herramientas adquiridas. Para este fin se utilizan ejercicios prácticos diseñados a partir de la estrategia empresarial.

En un programa de capacitación enfocado al trabajo con quienes vayan a encargarse de capacitar al personal, es decir, en un programa para formación de formadores, se deben abordar todos estos puntos sin perder de vista la importancia de implementar herramientas de evaluación para medir el avance durante el proceso y los resultados finales. De este modo se pueden hacer modificaciones para el alcance de las metas trazadas desde el inicio según las necesidades de la empresa.

De lo anterior, podemos resumir que un programa de capacitación empresarial dirigido a una gerencia de capacitación debe abordar los conceptos básicos de la capacitación, el diagnóstico de las necesidades de la empresa para la capacitación de su personal, el cómo desarrollar un programa por competencias y los diferentes modelos existentes para la evaluación del aprendizaje, todo ello para mantener a la empresa en las mejores condiciones.

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